НАВЕДЕМ ПОРЯДОК
В ФОНДЕ ДОКУМЕНТАЦИИ ВАШЕГО ПРЕДПРИЯТИЯ
Сформируем корпоративный информационный фонд «под ключ» и автоматизируем процессы управления нормативными документами
ЭТАПЫ могут быть выполнены как в полном объеме
(вариант создания фонда с реализацией всех возможностей системы),
так и выборочно
1. ИССЛЕДОВАНИЕ информационного фонда заказчика
Сбор данных, основанный на исследовании документированной информации на предприятии
- виды, количество как внутренних, так и внешних документов;
- варианты хранения документации;
- варианты доступа к документации;
- ответственные за хранение и актуализацию документов;
В результате:
Вы получите отчет по исследованию информационных фондов и концепцию заказной базы данных для предприятия
2. ОЦИФРОВКА ДОКУМЕНТОВ
Перевод документов с бумажных носителей (формат A4, А3) в электронный формат
(pdf, tiff, doc, docx и т.д.) Осуществляется на территории заказчика либо с вывозом к исполнителю. Используются профессиональные сканеры, а также программно-аппаратные комплексы обработки.
В результате:
- Будут созданы карточки документов, содержащие метаданные документов;
- Реализована возможность поиска информации о документе (статус документа, местоположение, наличие редакций, аналитических связей с другими документами);
- Реализована возможность классифицирования документов по различным признакам, а также возможность построения списков документов (для актуализации, для филиалов предприятий и подразделений различных предприятий);
- К карточке каждого документа прикреплена его сканер-копия.
3. СОЗДАНИЕ УПРАВЛЯЕМОГО ФОНДА документов
предприятия на платформе «Техэксперт»
В результате:
- Интеллектуальный поиск легко находит нужный документ среди тысяч других
- Сервис «Документы на контроле» проинформирует пользователей об изменениях в документах
- Обеспечен доступ специалистов к документам с помощью популярных браузеров (Mozilla Firefox, Opera, Google Chrome, Safari, IE) или специального клиентского приложения «Кодекс-Клиент» и «Техэксперт-Клиент»
- Легкая установка, администрирование и интеграция архива в имеющиеся корпоративные информационные ресурсы (веб-сайт, интранет-портал и др.)
- Интерфейс прикладного программирования (API), открывающий возможности для интеграции с другими системами предприятия
- Удобная аналитическая работа с документацией обеспечивается технологией «Двухоконный режим», предоставляющей возможность изучать смежные материалы одновременно с основным документом
КАКИЕ ЗАДАЧИ РЕШАЕТ?
- Предоставление доступа к необходимым документам через «одно окно»
- Хранение информации, связанной с внедрением документов
- Подготовка отчетов о внедренных и используемых стандартах по форме предприятия
- Подготовка отчетов о документах, у которых подходит дата плановой актуализации
- Проверка актуальности ссылочных документов
- Гибкие настройки разграничения печати и выгрузки (по группам пользователей)
- Возможность печати учтенных и неучтенных копий документов
- Ведение отчетности о распечатках учтенных копий документов
- Ведение плана актуализации и создания НД, контроль выполнения
- Проведение обсуждения редакций НД с определенной группой экспертов где бы они не находились
- Сбор обратной связи и формирование сводок по итогам обсуждения
- Хранение «Дела документа»
ПРИМЕРЫ РЕАЛИЗОВАННЫХ ПРОЕКТОВ
Показатели
лет на рынке
высококвалифицированных
сотрудников
корпоративных клиентов
